Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Образец составления номенклатуры дел

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

  • индекс дела;
  • заголовок (тома, части);
  • количество (томов, частей);
  • срок хранения, номер статьи по перечню;
  • примечание.

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Рассмотрим подробнее пример номенклатуры дел:

  • Она оформляется на листе бумаги А-4.
  • Верхняя ее часть должна содержать наименование компании. В правом углу ставится утвердительная запись руководителя организации с расшифровкой его должности и личных данных, а также указывается дата подписания.
  • Ниже проставляется дата и место оформления бланка, а также название документа. Здесь же нужно отразить год, в котором она будет применяться.
  • Далее идет табличная часть документа.
  • В первой графе необходимо записывать кодировку (индекс дел), далее заголовок дела. В третьем столбце нужно определить срок хранения данной группы дел с указание статьи Перечня документов со сроком хранения.
  • При определении сроков хранения, нужно помнить, что он начинает исчисляться с 1 января следующего года с даты окончания дела.
  • В примечании может даваться ссылка к нормативным документам, делаться пометка о состоянии дел и уточнении сроков хранения. Аббревиатура «ЭПК» означает, что документы могут быть отнесены к постоянным срокам хранения.

При заполнении таблицы документа записи желательно группировать блоками по структурным подразделениям. Данный документ визируется начальником службы делопроизводства, проставляется дата подписания.

В Итоговой записке, которая оформляется по окончании года, отражается количество оформленных дел с расшифровкой по срокам хранения. Ее также должны подписывать ответственные лица.

Посмотреть бланк номенклатура дел образец можно ниже.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Пример 1

Пример 2

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Как мы видим, номенклатура дел организации:

  • визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
  • подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),
  • обязательно утверждается руководителем организации,
  • если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

  • итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляетстатью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела;

пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003).

Предлагаем ознакомиться:  Срок давности по кредиту в банке: расчет исковой давности взыскания долга

Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»(М., 2006):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел

(томов, частей) 

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры делв «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003):

Индекс дела

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей

по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

Номенклатура дел – это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел организации: образцы заполнения. Как составить номенклатуру дел организации?

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов (всегда известно, что и где хранится), повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Определение

Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел – это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

  • систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
  • присвоение регистрационного номера по классификации дел;
  • составление описи документов постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Основной принцип построения номенклатуры дел

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов    архивного фонда РФ и других   архивных    документов    в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

Номенклатура дел организации – обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

Как использовать предложенный вариант номенклатуры

Вы можете использовать предложенный «Делис Архив» вариант шаблона номенклатуры дел управления по работе персонала/кадровой службы как базу для разработки своей собственной номенклатуры, внося необходимые корректировки и дополнения. Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы (шаблон формы).

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения (секретариат, канцелярия), а в малых – секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов.

Предлагаем ознакомиться:  Апелляционная жалоба по административному делу

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

  • Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
  • Руководителей структурных подразделений обеспечить формирование дел по утвержденной форме.
  • Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам Наименования подразделений Примечания

1

2

3

4

5

1. Работа с персоналом

1-01

Штатное расписание

Пост. ст.71а

Упр. по работе с персоналом

1-02

Список (штатно-списочный состав) работников

Пост. ст.74

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-03

Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

Пост. ст.27а

Упр. по работе с персоналом

1-04

Должностные инструкции

50 л. ст.77а

Упр. по работе с персоналом

1-05

Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-06

Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

5 л. ст.19б

Упр. по работе с персоналом

1-07

Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

50 л. ст.695а

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-08

Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

5 л. ст.695ж,з

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-09

Личные карточки работников (форма № Т-2)

50 л. ст.658

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-10

Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

Пост. ст.656а, 666

Упр. по работе с персоналом

1-11

Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

50 л. ст.656б, 666

Упр. по работе с персоналом

1-12

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

50 л. ст.695б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-13

Трудовые книжки

До востребования, ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребов анные -75 л.

1-14

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75 л. ст.695в

Упр. по работе с персоналом

1-15

Заявления о выдаче справок с места работы

5 л. ст.253

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-16

Графики предоставления отпусков

1 г. ст.693

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-17

Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

5 л. ст.898

Упр. по работе с персоналом

1-18

Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

5 л. ст.909

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-19

Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

5 л. ст.443

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-20

Резюме кандидатов на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-21

Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

5 л. ст.652, 663

Упр. по работе с персоналом

1-22

Договоры об обучении

5 л. ст.443,721

Упр. по работе с персоналом

после истечения срока действия договора

1-23

Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

До минования надобности ст.712б

Упр. по работе с персоналом

1-24

Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

5 л. ст.708

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-25

Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

До востребования ст.664

Упр. по работе с персоналом

невостребованные -75 л.

1-26

Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

До замены новыми ст.701б

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-27

Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

5 л. ст.705

Упр. по работе с персоналом

1-28

Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

5 л. ст.719, 733

Упр. по работе с персоналом

в электронном виде

1-29

Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

Пост. ст.173, 648

Упр. по работе с персоналом

1-30

Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. ст.176

Упр. по работе с персоналом

1-31

Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

3 г. ст.913

Упр. по работе с персоналом

1-32

Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

5 л. ст.910

Упр. по работе с персоналом

2. Охрана труда

2-01

Инструкции по охране труда и технике безопасности

Пост. ст.27а

Гр. охраны труда

2-02

Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. ЭК ст.602

Гр. охраны труда

2-03

Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭК ст.603

Гр. охраны труда

2-04

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. ст.608

Гр. охраны труда

2-05

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми ст.619

Гр. охраны труда

2-06

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

5 л. ст.624

Гр. охраны труда

2-07

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л. ст.625

Гр. охраны труда

2-08

Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

10 л. ст.626а

Гр. охраны труда

2-09

Журнал инструктажа по технике безопасности

10 л. ст.626б

Гр. охраны труда

2-10

Журнал проведения аттестации по технике безопасности

5 л. ст. 626в

Гр. охраны труда

2-11

Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

Пост. ст.173а

Гр. охраны труда

2-12

Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

10 л. ст. 1406**

Гр. охраны труда

2-13

Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

5 л. ЭК ст.605, 607

Гр. охраны труда

в электронном виде и на бумажных носителях

2-14

Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

Пост. ст.645а

Гр. охраны труда

2-15

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л. (1) ЭК ст.629

Гр. охраны труда

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

2-16

Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. ст.630

Гр. охраны труда

Предлагаем ознакомиться:  Характеристика в суд по уголовному делу образец

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

  • «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
  • Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
  • Инструкцию по делопроизводству.
  • Перечень архивных документов.

Номенклатура дел

Также следует изучить штатное расписание, устав, локальные акты, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные).

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

  • название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
  • автор документа (наименование организации или подразделения);
  • адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
  • краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
  • название территории;
  • дата/период;
  • отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Оцените статью
Юридическая помощь
Добавить комментарий

Adblock detector